Kaip automatizuoti darbo eigą: žingsnis po žingsnio vadovas užimtiems specialistams [2025 leidimas]

McKinsey tyrimas atskleidžia, kad organizacijos mato 20-25% produktyvumo padidėjimą po to, kai jos pradėjo veikti automatizavimo technologijas. Gebėjimas automatizuoti darbo eigą tapo labai svarbus specialistams, norintiems išlikti konkurencingais šiandieninėje nuolat besikeičiančioje verslo aplinkoje.

Komandos, kurioms trūksta tinkamo darbo eigos automatizavimo, praleidžia daugybę valandų mažos vertės darbui. Jie susiduria su komunikacijos spragomis ir projektų vėlavimu. Poveikis viršija laiko taupymą. Darbo eigos automatizavimas įrankiai kuria patikimesnes sistemas. Jie mažina žmogiškąsias klaidas, palaiko nuoseklius procesus ir suteikia prognozuojamų rezultatų suinteresuotoms šalims.

Tyrimai rodo, kad įmonės, turinčios gerai išdėstytas darbo eigas, administracines užduotis sumažina beveik 30 proc. Tai tampa dar vertingesnė, kai galvojate apie pasikartojančius procesus, kurie užpildo jūsų dieną. Rinkodaros patvirtinimai, klientų įtraukimas į rinką, sąskaitų faktūrų apdorojimas ir komandos koordinavimas užima daug laiko.

Darbo eigos automatizavimo tikslas - padidinti produktyvumą ir sumažinti rankų darbą. Tai sumažina klaidų ir užtikrina, kad užduotys baigtos laiku. Jūsų komanda gali sutelkti dėmesį į darbą, kuris veda prie proveržių, kai nustatysite automatizuotus procesus. Jie neužstrigs su varginančiomis rankinėmis užduotimis, tokiomis kaip duomenų įvedimas, būsenos atnaujinimai ir patvirtinimo grandinės.

Šis kūrinys siūlo praktinę sistemą, leidžiančią automatizuoti jūsų darbo eigą. Sužinosite apie įprastus spąstus ir atrasite geriausius darbo eigos automatizavimo įrankius, kad optimizuotumėte savo verslo procesus 2025 m. Turinys padeda tiek naujokams, tiek patyrusiems vartotojams rasti praktinių žingsnių, kaip pagerinti jų produktyvumą.

Darbo eigos automatizavimo ir jo vaidmens supratimas šiandien

Darbo eigos automatizavimas paverčia varginančias, pasikartojančias užduotis supaprastintais skaitmeniniais procesais, kurie vykdomi su minimaliu žmogaus indėliu. Šio galingo požiūrio supratimas tapo esminis 2025 m. Profesionalams to reikia, kad padidintų produktyvumą ir išlaikytų konkurencingumą mūsų nuolat besikeičiančiame skaitmeniniame pasaulyje.

Kas yra darbo eigos automatizavimas?

Darbo eigos automatizavimas pasitelkia technologijas ir programinę įrangą, kad būtų galima atlikti pasikartojančias užduotis, procesus ir darbo eigas su minimaliu žmogaus indėliu. Sistema projektuoja, vykdo ir stebi automatizuotas darbo eigas pagal iš anksto nustatytas verslo taisykles. Darbo eigos automatizavimo įrankiai tvarko darbą automatiškai, o ne rankiniu būdu užbaigti kiekvieną žingsnį. Šie įrankiai siunčia el. laiškus, generuoja patvirtinimus, maršruto dokumentus ir atnaujina duomenų bazes po to, kai juos sukelia konkretūs įvykiai.

Pagrindinis darbo eigos automatizavimo principas laikosi paprasto požiūrio “jei-tada”. Sistema iš anksto nustatytus veiksmus atlieka automatiškai, kai įvyksta konkretūs įvykiai. Norėdami paminėti egzempliorių, pažiūrėkite, kas atsitinka, kai klientas pateikia formą. Automatinė darbo eiga siunčia patvirtinimo el. laišką, priskiria užduotis komandos nariams ir atnaujina jūsų CRM — be žmogaus įsikišimo.

Šiuolaikinės darbo eigos automatizavimo platformos yra su žemo kodo arba be kodo sąsajomis. Dėl jų “drag-and-drop” funkcijos jie prieinami ne technikos specialistams. Daugelis įrankių dabar apima dirbtinio intelekto galimybes, kurios skatina automatizavimą pasitelkiant protingą pagalbą, pavyzdžiui, duomenų gavybą ir sprendimų priėmimą.

Kuo jis skiriasi nuo paprasto užduočių valdymo

Užduočių valdymas orientuotas į individualių užduočių užbaigimą, tačiau darbo eigos automatizavimas koordinuoja ištisus procesus keliuose etapuose, suinteresuotosiose dalyse ir sistemose. Užduočių valdymas padeda sekti darbus, kuriuos reikia atlikti, ir priskiria atsakomybę. Darbo eigos automatizavimas užtikrina, kad šios užduotys natūraliai susilieja iš vieno žingsnio į kitą, remiantis iš anksto nustatytomis taisyklėmis.

Automatikos galimybės žymi svarbiausią skirtumą. Užduočių valdymo įrankiai siūlo paprastą pranešimų ir priminimų automatizavimą. Darbo eigos valdymas labai priklauso nuo automatizavimo, kad būtų galima nukreipti užduotis, tvarkyti patvirtinimus ir valdyti bendrą proceso srautą. Be to, jis jungia kelis subjektus - žmones, programinę įrangą ir užduotis - be rankinio duomenų įvedimo kiekviename etape.

Darbo eigos automatizavimas standartizuoja procesus, apibrėždamas aiškius žingsnius visiems vartotojams. Šis optimizavimas sumažina kintamumą ir užtikrina nuoseklią kokybę. Užduočių valdymas padeda atlikti individualias užduotis. Darbo eigos automatizavimas koordinuoja, kaip šios užduotys veikia kartu platesniame verslo procese.

Kodėl tai būtina šiuolaikiniams specialistams

Darbo eigos automatizavimas perėjo nuo malonaus turėti prie konkurencingos būtinybės mūsų nuolat besikeičiančioje verslo aplinkoje. 2021 m. ataskaitoje nustatyta, kad 94% smulkaus ir vidutinio verslo darbuotojų atliko pasikartojančias, daug laiko reikalaujančias užduotis. Ataskaita taip pat parodė, kad 90% žinių darbuotojų teigė, kad automatizavimas pagerino jų darbo vietas, o 66% pranešė apie padidėjusį našumą.

Finansinis poveikis yra vienodai svarbus. Įmonės, įgyvendinančios darbo eigos automatizavimą, nurodo sumažintas išlaidas kaip didžiausią naudą. Automatizuodamos organizacijos gali sutaupyti vidutiniškai 20% veiklos sąnaudų. Jie taip pat mato 75% sutrumpintas įvairių darbo eigų apdorojimo laikas.

Automatika išlaisvina profesionalus nuo kasdieniškų užduočių sutelkti dėmesį į strateginį darbą. “Zapier” tyrimai rodo, kad darbuotojai, naudojantys automatiką, ilgiau išlieka savo darbo vietose. Apie 90% darbuotojų, naudojančių darbo vietos automatizavimą, nori išlaikyti dabartinę padėtį, palyginti su 74 proc. nenaudojančių automatikos.

Darbo eigos automatizavimas suteikia aiškią naudą užimtiems specialistams, kurie žongliruoja keliomis pareigomis. Tai apima mažiau klaidų iš rankinių įrašų, supaprastintus procesus, trumpesnį procesų ciklo laiką ir geresnį komandos bendradarbiavimą. Profesionalai gali dirbti protingiau, o ne sunkiau. Jie sutelkia savo energiją kūrybiniam, strateginiam darbui, o automatizuotos sistemos tvarko įprastas užduotis.

Kaip automatizuoti darbo eigą: praktinė sistema

Darbo eigos automatizavimo įgyvendinimui reikia sisteminio požiūrio, kad būtų sėkmingas. Struktūrizuotas pagrindas padeda rankinius procesus paversti optimizuotomis darbo eigomis. Remiantis organizacijų, turinčių automatizuotas operacijas, duomenimis, įmonės gali sutaupyti vidutiniškai 20% veiklos sąnaudų tinkamai automatizuojant darbo eigą.

1 žingsnis: audituokite dabartinius procesus

Prieš pradedant automatizavimą, jūsų esamas darbo eigas reikia išsamiai peržiūrėti. Žingsnis po žingsnio nustatykite dabartinius procesus ir nustatykite daug laiko reikalaujančias pasikartojančias užduotis ir neefektyvumą. Užduotys, priverčiančios kasdien sukti akis, yra tobuli automatizavimo kandidatai.

Audito etapas turėtų dokumentuoti visą kiekvienos darbo eigos kelionę su šiais elementais:

• Kiekvieno proceso pradžios ir pabaigos taškai
• Žmonės, dalyvaujantys kiekviename etape
• Duomenų judėjimas visoje sistemoje
• Dabartiniai naudojami įrankiai ir programos

Reikėtų pabrėžti rankinius perdavimus, kliūtis ir klaidas linkusius veiksmus, kuriuos reikia automatizuoti. Šis originalus vertinimas sukuria jūsų automatizavimo strategijos pagrindą.

2 žingsnis: apibrėžkite automatizavimo tikslus

Jūsų automatizavimo pastangos išlieka sutelktos, kai nustatote aiškius, išmatuojamus tikslus. Tikslai turėtų nurodyti norimus rezultatus, pavyzdžiui, 50% greitesnį apdorojimo laiką arba 30% mažiau klaidų.

Šie automatizavimo tikslai turi atitikti platesnius verslo tikslus. Įmonė, teikianti pirmenybę augimui, turėtų automatizuoti procesus, palaikančius plėtrą. SMART tikslai (Specifiniai, Išmatuojami, Pasiekiami, Atitinkami ir Laiku susiję) suteikia aiškius sėkmės vertinimo standartus.

Užsisakykite nemokamą automatikos auditą ir nustatyti įtakingiausius procesus, kuriuos reikia automatizuoti jūsų organizacijoje.

3 žingsnis: pasirinkite automatikos programinę įrangą, atitinkančią jūsų poreikius

Sėkmė priklauso nuo tinkamo automatizavimo įrankio pasirinkimo. Pagrindiniai veiksniai, apie kuriuos reikia galvoti, yra šie:

• Integracijos su esamomis sistemomis galimybės
• Paprasta naudoti sąsaja ir mokymosi kreivė
• Padidėjimas augti kartu su savo verslu
• Biudžeto apribojimai ir bendros nuosavybės išlaidos

Komandos turėtų ieškoti platformų su vizualiniu procesų modeliavimu, leidžiančiu kurti darbo eigą be plataus kodavimo. Įrankiai su lengvai naudojamomis “drag-and-drop” sąsajomis geriausiai tinka komandoms, turinčioms tiek techninius, tiek ne techninius narius.

4 žingsnis: sukurkite ir išbandykite savo darbo eigą

Pasirinkę įrankį pradėkite kurti automatizuotą darbo eigą. Vienas procesas vienu metu veikia geriausiai — pradėkite nuo paprastos užduoties, paruoštos automatizuoti. Automatizavimo įrankis padeda nustatyti trigerius (įvykius, kurie pradeda darbo eigą) ir veiksmus (kas vyksta po trigerio).

Jūsų darbo eigą reikia išbandyti kontroliuojamoje aplinkoje prieš visiškai įgyvendinant. Proceso paleidimas rankiniu būdu pirmiausia padeda nustatyti problemas, kurias reikia išspręsti. Testavimas sumažina klaidas ir užtikrina, kad jūsų automatizavimas veiktų teisingai.

5 žingsnis: treniruokite savo komandą ir paleiskite palaipsniui

Vartotojų priėmimas lemia, kaip gerai veikia jūsų automatizavimo iniciatyva. Jūsų komandai reikia praktinių treniruočių, kad suprastų ir valdytų naujas automatizuotas darbo eigas. Parodykite praktinę naudą — automatizavimas taupo laiką atliekant pasikartojančias užduotis ir sukuria erdvę didesnės vertės darbui.

Organizacija turėtų palaipsniui diegti automatizavimą. Bandomoji programa viename skyriuje turėtų išsiplėsti ir į kitus, kai ateina grįžtamasis ryšys. Šis metodas leidžia patobulinti prieš plačiai įgyvendinant ir stiprina pasitikėjimą naująja sistema.

Venkite šių darbo eigos automatizavimo spąstų

Darbo eigos automatizavimas suteikia aiškią naudą, tačiau daugelis projektų neatitinka lūkesčių. Tyrimai rodo, kad 23% JAV darbuotojų baiminasi darbo praradimo dėl automatizavimo, užuot vertinę tai kaip būdą padidinti efektyvumą. Jūsų organizacija gali sutaupyti laiko, pinigų ir užkirsti kelią brangiai kainuojančioms nesėkmėms, sužinodama apie šias įprastas klaidas.

Įrankiai, kurie netinkamai veikia kartu

Didžiausia darbo eigos automatizavimo klaida atsitinka, kai įmonės pasirenka platformas, kurios negali prisijungti prie dabartinių sistemų. Blogi ryšiai sukuria duomenų problemas ir daro darbą sunkiau, o ne lengvesnį. Įmonės dažnai stengiasi rasti tinkamus pardavėjus, kurie atitiktų jų poreikius iš daugybės variantų.

Užstrigimas su vienu pardavėju kelia realią riziką. Didelės investicijos į konkrečias automatikos technologijas gali apriboti jūsų pasirinkimą ir apsunkinti prisitaikymą jūsų verslui augant. Turėtumėte sukurti įrankių rinkinį, kuris suteiktų išsamias galimybes, atitinkančias jūsų verslo tikslus, o ne stumti automatizavimą iš vieno įrankio požiūrio.

Planavimo metu paliekant galutinius vartotojus

Žmonės priverčia darbo eigą veikti, o tie, kurie kasdien tvarko užduotis, geriausiai žino detales. Teoriškai puikiai atrodančios sistemos dažnai žlunga, nes galutiniai vartotojai nebuvo planavimo proceso dalis.

“Faith Regional Health” šią pamoką išmoko sunkiu būdu. Jie prarado pajamas, susidūrė su nepatenkintais vartotojais, o jų IT komandos gavo užplūdusios papildomu darbu, nes jie tikrai netikrino ir netikrino savo darbo eigos. Automatizavimui reikia vadovybės dalyvavimo - tai keičia verslo operacijas ir nėra tik programinės įrangos diegimas.

Bandoma automatizuoti sugedusius procesus

Automatizuojant sugedusį, neaiškų ar besikeičiantį procesą, jo neištaisys. Tai tiesiog daro problemą nuolatinę. “Prastas procesas, prasta automatizacija” čia skamba tiesa. Įmonės dažnai skuba naudoti automatizavimo programinę įrangą nežinodamos, ko nori pasiekti.

Prieš nustatydami bet kokią darbo eigą, jums reikia aiškių vizualinių kiekvieno proceso žingsnio žemėlapių. Užsisakykite nemokamą automatikos auditą , kad surastų, kurie procesai yra paruošti automatizavimui ir kuriems pirmiausia reikia dirbti.

Trūksta našumo stebėjimo

Automatika be matavimų skirta tik parodymui. Nustatykite savo sėkmės metriką prieš rašydami kodą, o ne po to, kai jau išleidote pinigus. Reguliarūs patikrinimai parodys, ar jūsų automatizavimas išlieka veiksmingas ir atitinka verslo tikslus.

Automatikos poveikis jūsų procesams ir verslui yra svarbiausias. Sutelkite dėmesį į KPI, kurie apskaičiuoja faktinius verslo rezultatus iš automatizavimo, o ne tik tai, ar technologija veikia taip, kaip planuota.

Populiariausi darbo eigos automatizavimo įrankiai, į kuriuos reikia atsižvelgti

Tinkamas darbo eigos automatizavimo įrankis gali maksimaliai padidinti jūsų produktyvumą atsižvelgiant į jūsų verslo poreikius. Kiekviena platforma turi skirtingus privalumus, kurie geriausiai tinka konkretiems naudojimo atvejams.

“Zapier”: Geriausias kelių platformų automatizavimui

“Zapier” jungia daugiau nei 7000 programų, kad automatizuotų jūsų kelių platformų darbo eigą be kodavimo žinių. Platformos AI orkestravimas padeda sukurti darbo eigą per kelias minutes - jūs tiesiog apibūdinate, ko jums reikia, ir dirbtinis intelektas tai sukuria. Įmonės, naudojančios “Zapier”, praneša apie 72% mažiau rankinio duomenų įvedimo klaidų, o 65% mato geresnį komandos produktyvumą.

“Slack”: geriausia komandos darbo eigai

Komandos gali automatizuoti kasdienius procesus be kodo rašymo naudojant “Slack” “Workflow Builder”. Platforma palaiko sudėtingas darbo eigas su sąlyginiu išsišakojimu iki 10 sąlygų. Netechniniai vartotojai sudaro 80% žmonių, kuriančių “Slack” darbo eigą, o tai rodo, kaip lengva naudoti.

“ClickUp”: geriausias projektiniu automatizavimu

“ClickUp” teikia Dirbtinio intelekto darbo eigos automatizavimas per prieinamą sąsają. Vartotojai aprašo savo automatizavimo poreikius paprasta anglų kalba, o “ClickUp Brain” automatiškai nustato darbo eigą. Platforma pelnė 4.7/5 įvertinimą už savo “viskas viename” darbo valdymo funkcijas.

Jira: Geriausia judrioms komandoms

“Jira” specializuojasi darbo eigos automatizavimo srityje judrioms ir IT komandoms, turinčioms stiprią “DevOps” integraciją. Platforma pirmauja projektų valdymo rinkoje, turėdama 86,63% klaidų ir problemų stebėjimo dalį. Dėl to tai yra geriausias programinės įrangos kūrimo komandų pasirinkimas.

Zyndix “SmartFlow”: geriausia CustomAI-valdomos darbo eigos

Zyndix SmartFlow sukuria AI automatizavimą specialiai mažoms įmonėms. Naudodamos šią platformą įmonės sutaupo daugiau nei 20 valandų kas mėnesį, 70% sumažina rankines klaidas ir 25% padidina komandos efektyvumą. Individualus automatizavimo planas sklandžiai veikia su esamais įrankiais ir verslo procesais.

Realaus pasaulio pavyzdys: sąskaitos faktūros patvirtinimo darbo eigos automatizavimas

JSW, Indijos pirmaujanti plieno eksportuotoja, valdanti daugiau nei 25 000 pardavėjų, rodo, kaip transformuojasi darbo eigos automatizavimas sąskaitos faktūros patvirtinimas procesai.

Rankinis procesas prieš automatizavimą

JSW mokėtinų sąskaitų komanda kiekvieną savaitę praleisdavo dvi pilnas dienas, kad galėdavo patvirtinti popierines sąskaitas faktūras. Šis daug laiko reikalaujantis procesas sukėlė sisteminių problemų, nes įmonė išaugo. Įmonės paprastai išleidžia 15—16 USD už sąskaitą faktūrą rankiniam apdorojimui. Kai kurios įmonės moka iki 40 USD už sąskaitą faktūrą, atsižvelgiant į sudėtingumą. AP tarnautojai apdoroja tik penkias sąskaitas faktūras per valandą be automatizavimo, užtrukdami apie 12 minučių kiekvienai sąskaitai faktūrai.

Kaip buvo įdiegta automatizacija

JSW pasirinko “PayEx AP”, kad supaprastintų jų sąskaitų faktūrų procesus. Sistema automatiškai nukreipė patvirtinimus pagal vaidmenis ir siuntė trumpinius pranešimus patvirtintojams su aiškiomis priimti/atmesti parinktimis. Ji taip pat sukūrė centrinę skaitmeninę saugyklą visiems patvirtinamiesiems dokumentams, reikalingiems laukiantiems patvirtinimams.

Laiko ir sąnaudų taupymas

Po įdiegimo JSW sutrumpino sąskaitų faktūrų apdorojimo laiką 90%. Šie rezultatai atitinka pramonės standartus, kurie rodo, kad automatizavimas sumažina apdorojimo išlaidas iki 80% ir pagreitina apdorojimą 70%. AP tarnautojai dabar apdoroja 30 sąskaitų faktūrų per valandą, o ne penkias. Apdorojimo laikas sumažėjo nuo 12 minučių iki vos 2 minučių vienai sąskaitai faktūrai.

Pamokos, išmoktos iš diegimo

Įgyvendinimas parodė keletą gyvybiškai svarbių įžvalgų. Sugedusių procesų automatizavimas neišspręs problemų — komandos prieš automatizavimą turi suprojektuoti tinkamus procesus. Vartotojo indėlis planuojant yra reikšmingas įvaikinimui ir pasitenkinimui. Veiklos stebėjimas suteikia atskaitomybę. Kai kurios organizacijos sumažino sąskaitų faktūrų apdorojimo išlaidas nuo 8 USD iki šiek tiek daugiau nei 2 USD už sąskaitą faktūrą.

Išvada

Darbo eigos automatizavimas pakeitė tai, kaip užsiėmę profesionalai tvarko savo kasdienes užduotis. Šiame kūrinyje nagrinėjama, kaip tinkamas įgyvendinimas gali padidinti produktyvumą 20— 25% ir pašalinti pasikartojančias užduotis, kurios nusausina komandos išteklius. Komandos, kurios laikosi gerai išdėstytų sistemų — audito procesų, aiškių tikslų nustatymo, tinkamų įrankių parinkimo, išbandomų darbo procesų kūrimo ir komandų mokymo — įgyja gyvybiškai svarbių konkurencinių pranašumų šiandieniniame skaitmeniniame pasaulyje.

Sėkmės naudojant automatizavimą reikia kruopštaus planavimo ir supratimo apie įprastus spąstus. Pasirinkti įrankius, kurie dera su esamomis sistemomis, įtraukti galutinius vartotojus nuo pat pradžių ir užtikrinti, kad procesai gerai veiktų prieš automatizavimą, yra gyvybiškai svarbūs žingsniai, kurių daugelis organizacijų praleidžia. Be to, IG ir našumo metrikos stebėjimas padeda laikui bėgant tobulinti automatizuotas sistemas.

JSW sąskaitų faktūrų patvirtinimo transformacija parodo, kas atsitinka, kai komandos tinkamai įgyvendina automatizavimą. Jų 90% sutrumpintas apdorojimo laikas rodo dramatišką pagerėjimą daugelyje verslo procesų. Jūsų organizacija gali pasiekti panašių rezultatų taikydama šiuos principus unikalioms darbo eigoms — rinkodaros patvirtinimams, klientų įtraukimui ar komandos koordinavimui.

Pradedant mažus su didelio poveikio procesais dažnai pasiekiami geriausi rezultatai, kai pradedate savo automatizavimo patirtį. Užsisakykite nemokamą automatikos auditą, kad sužinotumėte, kurios darbo eigos būtų naudingos jūsų verslo automatizavimui. Tikslas yra ne tik automatizuoti viską, bet ir išlaisvinti savo komandą nuo mažos vertės užduočių, kad jie galėtų sutelkti dėmesį į strateginį darbą, skatinantį augimą ir priimantį naujas idėjas.

Organizacijos, kurios efektyviai sumaišo žmogaus kūrybiškumą su automatizuotu tikslumu, valdo ateitį. Prisijungsite prie įmonių, matančių dramatišką našumo, klaidų mažinimo ir veiklos tobulumo pagerėjimą, laikydamiesi sistemų ir išvengdami čia išdėstytų spąstų. Klausimas ne tas, ar turėtumėte automatizuoti savo darbo eigas — tai, kuriuos procesus pirmiausia pertvarkysite.

Nuorodos

Šiame straipsnyje remiamasi įžvalgomis ir duomenimis iš pirmaujančių pramonės šaltinių, įskaitant “McKinsey”, “Gartner” ir “Atlassian” tyrimus. Pagalbinė informacija ir pavyzdžiai taip pat pritaikyti iš “AvidXchange”, “CoreIntegrator”, “Zoho Creator” ir “MDaudit” tyrimų ir ataskaitų. Platformos informacija buvo patikrinta naudojant “Zapier”, “Slack”, “ClickUp”, “Jira” ir “Zyndix SmartFlow” dokumentus.

Papildomi duomenys ir atvejų tyrimai buvo pateikti iš “Global PayEx”, “ResolvePay” ir “Tungsten Automation”, taip pat ekspertų komentarais iš “Intalio”, “Hicron Software” ir “The Digital Project Manager”.