Kaip įdiegti darbo eigos automatizavimą: greitas verslo lyderių pradžios vadovas [2025 leidimas]

80% Organizacijos įdiegs pažangią automatizavimą iki 2025 m. Bet štai kas svarbiau: 94% įmonių vis dar atlieka pasikartojančias, daug laiko užimančias užduotis, kurias būtų galima automatizuoti.

Skaičiai pasakoja tikrąją istoriją. Verslo procesų automatizavimo rinka plečiasi nuo 14,87 mlrd. dolerių 2024 m. iki 16,46 mlrd. dolerių 2025 m. — 10.7% augimo tempas. Bendrovės nekalba tik apie automatizavimą. Jie tai įgyvendina, nes tai veikia.

90% žinių darbuotojai praneša, kad automatizavimas pagerino jų darbo vietas, su 66% patiria tiesioginį produktyvumo pagerėjimą. Dar pasakyčiau: 86% Darbuotojų nuomone, automatizavimas padės jiems efektyviau atlikti savo darbą.

Verslo lyderiai pastebi. 92% vadovų prognozuoja, kad iki 2025 m. Įdiegti AI palaikomą automatizavimą darbo eigose. Jie pripažįsta tai, ką išmaniosios įmonės jau žino: darbo eigos automatizavimas užtikrina geresnį našumą, žymiai sutaupo išlaidas, padidina tikslumą, geresnį bendradarbiavimą, tvirtesnį atitikimą ir didesnį mastelio keitimą.

Mes sukūrėme šį vadovą, kad padėtume jums užfiksuoti šiuos pranašumus jūsų verslui. Nesvarbu, ar vadovaujate 50 asmenų įmonei, ar vadovaujate 200 darbuotojų, 2025 m. yra puiki galimybė pašalinti rankų darbą ir pagreitinti augimą. Štai kaip tiksliai pradėti.

Kas yra darbo eigos automatizavimas?

Darbo eigos automatizavimas paima jūsų rankines, pasikartojančias užduotis ir konvertuoja jas į programine įranga valdomi procesai Jie veikia be nuolatinio žmogaus priežiūros. Pagalvokite apie tai kaip apie varginantį, rankinį darbą paverčiant automatizuotomis sistemomis, kurios atlieka darbą už jus.

Štai pagrindinis skirtumas: paprastas užduočių automatizavimas vienu metu tvarko vieną veiklą. Darbo eigos automatizavimas valdo ištisas sekas, kurios sudaro užbaigtus verslo procesus. Jis koordinuoja žmones, sistemas ir duomenis, kad darbo srautai sklandžiai nuo pradžios iki pabaigos.

Kiekvienas darbo eigos automatizavimas atitinka paprastą formulę: KAI kažkas atsitinka, PADARYTI šis veiksmas. Net sudėtingiausios automatizacijos suskaidomos į šiuos pagrindinius suveikimo ir atsako modelius. KAI klientas pateikia formą, automatiškai išsiųskite jam patvirtinimo el. Laišką. KAI sąskaita faktūra viršija 5000 USD, nukreipkite ją vadovo patvirtinimui.

Trys darbo eigos automatizavimo tipai

Jūsų automatizavimo galimybės priklauso nuo jūsų konkrečių verslo poreikių:

• Taisyklėmis pagrįsta automatizacija: Vykdo iš anksto nustatytas taisykles, kad suaktyvintų veiksmus, pvz., dokumentų nukreipimą patvirtinimui pagal turinį
• Įvykiais paremta automatizacija: Suaktyvėja, kai įvyksta konkretūs įvykiai, pvz., Formos pateikimai ar el. pašto kvitai
• AI valdoma automatika: Naudoja mašininį mokymąsi, kad analizuotų duomenis ir priimtų protingus sprendimus labiau prisitaikančioms darbo eigoms

Kaip tai veikia užkulisiuose

Darbo eigos automatizavimas veikia pagal jūsų apibrėžtas verslo taisykles ir logiką. Pirmiausia nustatote užduotis, kurios sudaro procesą. Tada sukuriate taisykles, reglamentuojančias, kaip tos užduotys turėtų būti vykdomos. Galiausiai sukonfigūruojate programinę įrangą su šiomis taisyklėmis naudodami “jei-tada” teiginius, kurie nukreipia sistemą per kiekvieną žingsnį.

Modernus žemo kodo, “drag-and-drop” sąsajos padaryti įgyvendinimą prieinamą net ir neturint techninės patirties. Daugelis platformų dabar apima AI galimybes, nors taisyklėmis pagrįstos sistemos išlieka labai veiksmingos daugumai darbo eigos poreikių.

Darbo eiga ir verslo procesų automatizavimas

Darbo eigos automatizavimas orientuotas į konkrečius padalinius ar verslo procesus. Juo supaprastinamas informacijos srautas ir veiksmai užduotims su minimaliomis suinteresuotosiomis šalimis. Verslo procesų automatizavimas (BPA) yra platesnis - jis apima ištisus procesus, apimančius kelias darbo eigas, departamentus ir sistemų integraciją.

Kodėl mažos ir vidutinės įmonės laimi

Darbo eigos automatizavimas suteikia aiškių pranašumų įmonėms, turinčioms 10-200 darbuotojų. Tai padidina efektyvumą, nes sumažina rankų darbą ir pagreitina procesus. Jis pagerina tikslumą pašalinant žmogaus klaidas įvedant ir apdorojant duomenis. Svarbiausia, kad tai išlaisvina jūsų komandą sutelkti dėmesį į problemų sprendimą ir kūrybinį darbą - didelės vertės veiklą, kuri iš tikrųjų augina jūsų verslą.

Taip pat realiuoju laiku matote užduoties būseną, pažangą ir kliūtis. Ši technologija užtikrina standartizuotus procesus, užtikrindama, kad jūsų komanda nuosekliai laikytųsi vidinių gairių ir atitikties reikalavimų.

Išmanusis darbo eigos automatizavimas kiekvienais metais tampa vis galingesnis. Dabar kuriamos sistemos yra greitesnės, protingesnės ir prieinamesnės nei bet kada anksčiau.

Kaip veikia darbo eigos automatizavimas

Kiekviena sėkminga darbo eigos automatizavimo sistema laikosi vienos paprastos taisyklės: kada kažkas atsitinka, tada konkretus veiksmas įvyksta automatiškai. Ši pagrindinė struktūra paverčia rankinius procesus supaprastintomis operacijomis, kurios vykdomos be nuolatinės priežiūros.

Trigeriai, Sąlygos ir veiksmai

Darbo eigos automatizavimas suskaidomas į tris pagrindinius komponentus, kurie veikia kartu:

1. Trigeriai - Pradiniai taškai, kurie paleidžia jūsų automatizuotą darbo eigą. Pagalvokite apie paleidiklius kaip apie automatikos “kada”:
   • Įvykiais pagrįsti trigeriai - Gaisras, kai įvyksta konkretūs įvykiai, pvz., el. laiško gavimas arba kliento įrašo atnaujinimas
   • Suplanuoti trigeriai - Vykdykite nustatytu laiku ar intervalais
   • Rankiniai paleidikliai - Pradėkite, kai kas nors spustelėja mygtuką
2. Sąlygos - Filtrai, kurie nustato, ar darbo eiga turėtų būti tęsiama. Sąlygos patikrina, ar laikomasi konkrečių kriterijų prieš einant į priekį. Pvz., Patikrinkite, ar sąskaita faktūra viršija 5 000 USD, prieš išsiunčiant ją valdytojui patvirtinti.
3. Veiksmai - Automatinės užduotys, kurios vykdomos suveikus. Veiksmai apima el. laiškų siuntimą, įrašų atnaujinimą, ataskaitų generavimą, užduočių priskyrimą ar ryšį su kitomis verslo sistemomis.

Štai kaip šie komponentai veikia kartu praktikoje. Kai naujas vadovas pateikia kontaktinę formą (gaiduką), jei jis yra iš sveikatos priežiūros pramonės (būklė), sistema sukuria kontaktinį įrašą, priskiria juos jūsų sveikatos priežiūros specialistui ir suplanuoja tolesnį kvietimą (veiksmus).

Realaus pasaulio pavyzdys: klientų sekimo automatizavimas

Klientų tolesni veiksmai tiksliai parodo, kodėl automatizavimas yra prasmingas verslui. Be automatizavimo tolesni veiksmai sukelia nuspėjamas problemas:

• Komandos gaišta valandas rankiniu būdu sekdamos ir siųsdamos tolesnius veiksmus
• Nenuoseklūs procesai lemia praleistas galimybes
• Pamiršti registravimai leidžia perspektyvoms paslysti konkurentams

Štai kaip automatizuota klientų stebėjimo sistema pašalina šias problemas:

Pradėkite nuo to, kas lemia tolesnius veiksmus — baigtas konsultacijas, neapmokėtas sąskaitas faktūras ar projekto etapus. Tada nustatykite sąlygas, kurios individualizuoja procesą pagal kliento tipą ar elgesį.

Sukonfigūravus, sistema viską tvarko. Po pardavimo susitikimo (trigerio) sistema laukia 48 valandas (sąlyga), tada siunčia suasmenintą el. laišką su atitinkamais ištekliais (veiksmu). Jei prospektas atidaro el. laišką, bet neatsako per tris dienas (sąlyga), sistema sukuria užduotį jūsų pardavimų atstovui atlikti telefono skambutį (veiksmą).

Rezultatai kalba patys už save: geresnis efektyvumas, nuoseklus bendravimas, laiku atliekami tolesni veiksmai, stipresni santykiai su klientais ir sumažėjęs administracinis darbas. Be to, jūs gaunate vertingų duomenų apie atvirų rodiklių, atsakymų rodiklius ir konversijų metriką, kad galėtumėte nuolat tobulėti.

Klientų tolesnių veiksmų automatizavimas tradiciškai rankinį, į klaidas linkusį procesą paverčia patikima sistema, kuri stiprina santykius ir išlaisvina jūsų komandą sutelkti dėmesį į sandorių uždarymą ir partnerystės kūrimą.

Kodėl išmaniosios įmonės pasirenka darbo eigos automatizavimą

Darbo eigos automatizavimas užtikrina išmatuojamus rezultatus, kurie tiesiogiai veikia jūsų verslo operacijas. Įmonės, įgyvendinančios šiuos sprendimus 2025 metais, mato konkrečius privalumus, kurie keičia tai, kaip jų komandos dirba ir auga.

Taupykite laiką ir sumažinkite išlaidas

Jūsų komanda praleidžia daugybę valandų pasikartojančioms užduotims, kurios nusausina produktyvumą ir išteklius. Darbo eigos automatizavimas pašalina šiuos laiko švaistytojus, išlaisvindamas jūsų žmones sutelkti dėmesį į didelės vertės darbą, kuris iš tikrųjų skatina augimą.

Finansinis poveikis yra didelis. Įmonės taupo nuo 10 000 iki milijonų dolerių per metus, o vidutinis verslas kasmet sutaupo 46 000 USD. Dar svarbiau, kad 60% darbuotojų galėtų sutaupyti 30% savo laiko automatizuojant darbo eigą.

Realios įmonės mato dramatiškus patobulinimus:

• Draudimo bendrovė Kalifornijoje sumažino citatų generavimą Nuo 14 dienų iki 14 minučių
• Bendrovės praneša apie 67% greitesnį įdarbinimą ir įtraukimą į darbą automatizuotos darbo eigos
• Vadovai atgauna visą darbo dieną per savaitę — 61% skiria mažiausiai 8 valandas rankinėms duomenų užduotims, kurias būtų galima automatizuoti

Tikslumo patobulinimas yra toks pat svarbus. Trečdalis įmonių praneša apie mažiau žmogiškųjų klaidų, pritaikius darbo eigos automatizavimą. Duomenų tikslumas padidėja 88% naudojant automatizuotas darbo eigas — didesnis nei bet kuris kitas dokumentų apdorojimo būdas. Mažoms ir vidutinėms įmonėms 34 proc. pastebi reikšmingą duomenų įvedimo klaidų sumažėjimą.

Suskaidykite komandos silosus

Darbo eigos automatizavimas sujungia jūsų padalinius ir pašalina komunikacijos spragas, kurios lėtina projektus. Automatizuotos sistemos sukuria centralizuotas platformas, kuriose komandos sklandžiai bendradarbiauja rengiant dokumentus ir projektus realiuoju laiku. Visi dirba iš tos pačios informacijos, sumažindami klaidingą komunikaciją ir vėlavimus.

Jūsų komandoms naudinga:

• Centralizuotas ryšys, kuris automatiškai nukreipia dokumentus tarp padalinių
• Skaidrūs projekto atnaujinimai, didinantys pasitikėjimą klientais ir partneriais
• Automatinis užduočių priskyrimas, paaiškinantis atsakomybę ir užkertantis kelią pasikartojančiam darbui
• Realaus laiko pranešimai, kurie palaiko projektus judant, kai pagrindiniai žmonės nepasiekiami

Gauti aiškią operacijų matomumą

Darbo eigos automatizavimas suteikia jums precedento neturinčią įžvalgą apie tai, kaip iš tikrųjų veikia jūsų verslas. Realiu laiku matote užduoties būseną, kas atsakingas ir ar galutiniai terminai yra tikslūs. Šis skaidrumas palaiko visus suderintus ir sumažina painiavą.

Automatizuotos darbo eigos sukuria aiškias audito sekas kiekvienam veiksmui. Šis nuoseklumas yra neįkainojamas reglamentų laikymosi ir audito rengimui. Integruota patvirtinimo logika palaiko duomenų vientisumą, patikrindama tikslumą prieš pereinant į kitą etapą.

Sprendimų priėmimo poveikis yra didelis. 84% finansų darbuotojų priima greitesnius sprendimus įdiegę skaitmenines darbo eigas, kuriose pateikiami realaus laiko duomenys. Organizacijos, naudojančios procesų gavybos ir automatinio ataskaitų teikimo įrankius, 70— 80% sumažina rankinio atitikties užduotis, o apdorojimo laikas sumažėja perpus. Įmonės, naudojančios automatizavimą su realaus laiko analizė patiria 84% greitesnius sprendimų ciklus finansų, personalo ir tiekimo grandinės operacijose.

Išmaniosios darbo eigos tampa vis protingesnės: kas bus 2025 m

Dirbtinis intelektas keičia darbo eigos automatizavimo veikimą. Dirbtinė intelektinė informacija palaikoma darbo eiga Prognozuojama, kad iki 2025 m. pabaigos išaugs aštuonis kartus — nuo vos 3% į 25 proc. visų įmonės procesų.

Darbo eigos, galvojančios į priekį

Kita karta peržengia taisyklių laikymąsi. Nuspėjamoji automatika naudoja AI, kad numatytų poreikius ir koreguotų procesus realiuoju laiku, keičiant verslo veiklą.

Šios intelektualios darbo eigos gali nustatyti galimas kliūtis prieš joms įvykstant, prognozuoti paklausos tendencijas, siekiant optimizuoti išteklių paskirstymą, ir automatiškai koreguoti prioritetus pagal komunikacijos toną ir skubos rodiklius.

Rezultatai kalba patys už save. Organizacijos, įgyvendinančios prognozavimo sistemas, ataskaitą Saugumo incidentų sumažinimas iki 25 proc. naudojant automatizuotą grėsmių aptikimą ir reagavimą. Dirbtinio intelekto darbo eigos padeda įmonėms vystytis į savarankiškai veikiančias sistemas, kurios nuolat mokosi ir prisitaiko.

Kalbėkitės su savo darbo eigomis paprasta anglų kalba

Natūralios kalbos apdorojimas keičia tai, kaip žmonės sąveikauja su automatizavimo įrankiais. Vartotojai gali apibūdinti tai, ko jiems reikia kasdienėje kalboje, o ne mokytis sudėtingų sąsajų.

“Gartner” tyrimai rodo, kad natūralios kalbos sąsajos sutrumpinkite darbo eigos sąveikos laiką 40-60% Palyginti su tradiciniais metodais. Organizacijos, naudojančios šiuos įrankius, pateikia ataskaitas 50-70% trumpesnis vystymosi laikas.

Balsu palaikančios darbo eigos ypač gerai veikia mobiliesiems ar laisvų rankų scenarijams, o įmonės praneša 25 proc. produktyvumo gerinimas. Pažangus dokumentų apdorojimas naudojant NLP pagreitina dokumentų tvarkymą 80%.

“AI first” platformos, kurias verta žiūrėti

Atsiranda nauja AI vietinių automatizavimo platformų klasė. Šios sistemos buvo sukurtos nuo pat pradžių su dirbtiniu intelektu:

• Lindy: Sukuria sudėtingus agentus, kurie gali sukelti kitus agentus konkrečioms užduotims atlikti
• Gumloop: Suteikia be kodo platformą AI valdomos verslo automatizacijos kūrimui
• Aktualumas AI: Dėmesys skiriamas pasirinktinių AI agentų, kurie automatizuoja darbą, kūrimą
• “Vector Shift”: Tiltai be kodo platformų ir kūrėjų lygio įrankių su “Python SDK”

Vertindami šias platformas, ieškokite DI kaip pirmos klasės piliečio, o ne “bolt-on” funkcijos. Efektyviausi sprendimai sujungia duomenų integraciją, protingą maršrutizavimą ir pritaikomą automatizavimo logiką, kad sukurtų darbo eigą, kuri mąsto, sprendžia ir veikia savarankiškai.

Svarbiausia yra pasirinkti platformas, atitinkančias jūsų verslo poreikius, o ne persekioti naujausias technologijų tendencijas.

Pasiruošę automatizuoti savo verslą? Štai jūsų planas

Jūsų darbo eigos automatizavimo kelionė prasideda išmaniąja strategija. Įmonės, sėkmingai įgyvendinančios automatizavimą, padidina efektyvumą 30-40% tuo pačiu sumažinant veiklos sąnaudas. Štai kaip tiksliai pradėti.

1 žingsnis: raskite savo automatizavimo galimybes

Pradėkite nuo operacijų audito, kad nustatytumėte rankinius, daug laiko reikalaujančius procesus. Ieškokite:

• Didelės apimties duomenų įvedimo užduotys
• Taisyklėmis pagrįsti patvirtinimo procesai
• Pasikartojantys klientų ryšiai
• Reguliarus ataskaitų generavimas

Organizacijos, kurios atidžiai vertina savo galimybes 2.3 kartus labiau tikėtina, kad automatizavimo tikslai bus pasiekti pagal tvarkaraštį. Sutelkite dėmesį į procesus, kuriuos jūsų komanda tvarko kasdien — jie užtikrina greičiausią IG.

2 žingsnis: pasirinkite tinkamus įrankius savo verslui

Integravimo galimybės svarbiausios renkantis automatikos programinę įrangą. Paklauskite savęs: ar jums reikia paprasto užduočių automatizavimo ar sudėtingo darbo eigos valdymo? Ieškokite platformų su vizualiniu procesų modeliavimu, leidžiančių jūsų komandai kurti darbo eigą be kodavimo.

Rekomenduojame pradėti nuo įrankių, kurie jungiasi prie jūsų esamų sistemų. Nėra prasmės pirkti naują programinę įrangą, kai jūsų dabartiniai įrankiai gali dirbti protingiau kartu.

3 žingsnis: pradėkite mažą, “Scale Smart”

Pirmajam automatizavimui pasirinkite vieną paprastą procesą. Mums žinoma finansinių paslaugų įmonė palaipsniui įdiegė automatizavimą įvairiuose padaliniuose, galiausiai sumažindama dokumentų apdorojimo laiką 75%. Šis metodas sumažina riziką, kartu didinant pasitikėjimą.

Jūsų pirmoji automatizacija turėtų būti:

• Paprasta įgyvendinti
• Lengva išmatuoti
• Vertinga jūsų komandai

4 žingsnis: treniruokite savo komandą ir stebėkite rezultatus

Praktinis mokymas veikia geriausiai. Parodykite savo komandai tiksliai, kaip veikia naujoji sistema. Sukurkite grįžtamojo ryšio kanalus ir nustatykite sėkmės metriką. Atminkite: automatizavimas reikalauja nuolatinio optimizavimo, o ne vienkartinio nustatymo.

Užsisakykite nemokamą audito susitikimą norėdami sužinoti, kaip “SmartFlow” gali supaprastinti jūsų konkrečius verslo procesus.

Pasiruošę pašalinti rankinį darbą ir pagreitinti augimą?

Darbo eigos automatizavimas yra ne tik technologijos atnaujinimas — tai jūsų kelias į konkurencinį pranašumą. Visų pramonės šakų įmonės jau mato rezultatus: sumažėjusios išlaidos, mažiau rankinės klaidos, o komandos daugiausia dėmesio skyrė augimui, o ne pasikartojančioms užduotims.

Jūsų automatizavimo kelionė prasideda nuo vieno paprasto sprendimo: kurie rankiniai procesai labiausiai nusausina jūsų komandos produktyvumą. Kai nustatysite tuos laiko švaistytojus, tinkami automatizavimo įrankiai gali juos sklandžiai valdyti integruodami su esamomis sistemomis. “SmartFlow” automatizavimo sistemos užtikrina būtent tai, ko reikia mažoms ir vidutinėms įmonėms — galingas dirbtinio intelekto galimybes be sudėtingumo.

2025 m. Savo rinkose dominuojančios įmonės bus tos, kurios veiks dabar. Prognozuojamos darbo eigos, natūralios kalbos apdorojimas ir intelektuali automatizacija nebėra ateities koncepcijos — jos prieinamos šiandien. Jūsų klausimas yra ne tai, ar automatizuoti, bet kokius procesus spręsti pirmiausia.

Užsisakykite nemokamą audito susitikimą su mūsų “SmartFlow” ekspertais. Išanalizuosime jūsų darbo eigą, nustatysime didžiausią poveikį patiriančias automatizavimo galimybes ir sukursime individualų jūsų verslo planą. Mūsų bendradarbiavimo metodas užtikrina, kad sprendimai, kuriuos kuriame kartu, atitiktų tikslius jūsų poreikius ir tikslus.

Nustokite švaistyti valandas užduotims, kurias gali atlikti technologijos. Bendradarbiaukite su “Zyndix”, kad pašalintumėte rankų darbą, paspartintumėte augimą ir sukurtumėte automatizuotą ateitį, kurios nusipelno jūsų verslas.

Nuorodos

Šio straipsnio įžvalgos ir statistika grindžiama patikimų automatizavimo ir AI šaltinių tyrimais, įskaitant:
- “IBM Think” — darbo eigos automatizavimo apžvalga
- “Salesforce Mulesoft” - 2025 metų automatizavimo tendencijos
- “Kissflow” - darbo eigos automatizavimo statistika
- “Microsoft Power Automate” - darbo eigos įrankiai ir pavyzdžiai
- “Atlassian” - dirbtinio intelekto valdoma darbo eigos automatizavimo praktika
- “Boomi & Nintex” - automatizavimo strategijos įžvalgos